Ochrana osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je provozovatel služby VoltFlow — VoltFlow - Josef Lochař, IČO: 64188655, se sídlem Dvořákova 460, 344 01 Domažlice. Zpracováváme osobní údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Kontaktní e-mail: podpora@voltflow.cz
Web: voltflow.cz

Dvojí role: VoltFlow vystupuje jako správce osobních údajů svých přímých zákazníků (registrovaných firem). Vůči osobním údajům, které tyto firmy do systému vkládají o svých zákaznících a zaměstnancích, je VoltFlow zpracovatelem ve smyslu čl. 28 GDPR — příslušná zpracovatelská smlouva je součástí smluvního vztahu.

2. Jaká data zpracováváme

V rámci poskytování Služby zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

• Registrační a identifikační údaje: jméno, příjmení, e-mailová adresa, název firmy, IČO, DIČ, adresa.
• Provozní a bezpečnostní údaje: IP adresa, typ prohlížeče, časy přihlášení, záznamy o aktivitě (bezpečnostní logy).
• Platební a fakturační údaje: fakturační adresa, číslo bankovního účtu pro refundace; číslo platební karty neukládáme — platby zpracovává certifikovaná platební brána.
• Údaje o zákaznících (vložené uživatelem): jméno, kontaktní údaje, adresy provozoven, obchodní informace zákazníků uložené v CRM modulu.
• Údaje o zaměstnancích a technicích (vložené uživatelem): jméno, příjmení, kontakt, pozice, mzdové podklady, čísla průkazů a certifikátů odborné způsobilosti, výsledky vstupních a periodických lékařských prohlídek, záznamy o BOZP školeních a přidělených OOPP.
• Docházkové záznamy: časy příchodů, odchodů, přestávek a absence zaměstnanců.
• Geolokační a provozní data vozidel: záznamy jízd (kniha jízd), místa výjezdů; tato data mohou nepřímo identifikovat pohyb zaměstnanců.

Zvláštní kategorie osobních údajů (čl. 9 GDPR): Zákazníci mohou do systému vkládat výsledky lékařských prohlídek a záznamy o zdravotní způsobilosti zaměstnanců. Tato data spadají do zvláštních kategorií dle čl. 9 GDPR (údaje týkající se zdraví). Zpracování je nezbytné pro plnění povinností v oblasti pracovního práva a BOZP (čl. 9 odst. 2 písm. b GDPR) a probíhá výhradně na základě pokynů správce dat (zaměstnavatele).

3. Účel a právní základ zpracování

• Poskytování Služby a plnění smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR.
• Fakturace a daňové a účetní povinnosti — čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR (zákon č. 563/1991 Sb. a zákon č. 235/2004 Sb.).
• Zabezpečení, prevence podvodů a ochrana systému — oprávněný zájem Správce, čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR.
• Zasílání informací o Službě a novinky — oprávněný zájem nebo souhlas, čl. 6 odst. 1 písm. a nebo f GDPR.
• Zpracování údajů o zaměstnancích (docházka, BOZP, mzdy) — plnění pracovněprávních povinností správce dat, čl. 6 odst. 1 písm. c a čl. 9 odst. 2 písm. b GDPR.

4. Doba uchování

• Uživatelský účet a provozní data: po celou dobu existence účtu; po explicitním zrušení účtu jsou archivována 3 roky na základě oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR — promlčecí lhůta dle § 629 OZ), poté nenávratně vymazána.
• Fakturační záznamy a daňové doklady: 10 let dle zákona č. 563/1991 Sb. a zákona č. 235/2004 Sb. — tato lhůta běží nezávisle na zrušení účtu.
• Bezpečnostní logy: maximálně 90 dní.
• Data zákazníků a zaměstnanců vložená uživatelem: po dobu trvání účtu a 3 roky po jeho zrušení; dřívější výmaz je možný na vyžádání, nestojí-li v cestě zákonná povinnost uchování.
• Záznamy o lékařských prohlídkách a BOZP: dle zákoníku práce a zvláštních předpisů (zpravidla po dobu pracovního vztahu + zákonná archivační lhůta).
• Docházkové záznamy: zpravidla 3 roky dle zákoníku práce, pokud správce dat nestanoví jinak.

5. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje neprodáváme ani neposkytujeme třetím stranám za obchodní účely. Údaje mohou být sdíleny pouze s:

• Poskytovatelem serverů a hostingu — provozovatel datového centra v ČR/EU zajišťující technický provoz aplikace.
• Platební bránou — při platbě za předplatné (zpracovává výhradně platební transakce).
• E-mailovým doručovatelem — SMTP služba pro odesílání notifikací a faktur.
• Orgány veřejné moci — pokud to vyžaduje zákon (Finanční správa, Policie ČR apod.).

Všichni zpracovatelé jsou vázáni smlouvou o zpracování osobních údajů dle čl. 28 GDPR a splňují požadavky GDPR. Data nejsou předávána do třetích zemí mimo EU/EHP bez odpovídajících záruk.

6. Vaše práva (GDPR)

Jako subjekt údajů máte tato práva:

Práva uplatňujte na: podpora@voltflow.cz. Žádost vyřídíme do 30 dnů dle čl. 12 GDPR.

Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu — Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

7. Zabezpečení

Přijali jsme technická a organizační opatření k ochraně vašich dat:

• Veškerá komunikace je šifrována pomocí SSL/TLS (HTTPS).
• Data jsou uložena na serverech v České republice.
• Přístup k datům mají pouze oprávněné osoby.
• Pravidelné zálohy a monitoring bezpečnostních incidentů.

8. Cookies

Informace o používání souborů cookies naleznete v samostatném dokumentu: Zásady cookies.

9. Kontakt

Správce: VoltFlow - Josef Lochař, IČO: 64188655, se sídlem Dvořákova 460, 344 01 Domažlice
E-mail: podpora@voltflow.cz
Web: voltflow.cz

---

Tento dokument se řídí právem České republiky a Nařízením EU 2016/679 (GDPR). Vyhrazujeme si právo jej aktualizovat — o změnách vás budeme informovat e-mailem. Verze platná od 31. 5. 2026.